Современность диктует свои правила. Сегодня практически все действия отзеркалены в виртуальном пространстве. Мало того, азы пользования доступны любому – от мала до велика, так что сейчас даже школьник знает, как заказать товар из Китая, купить велосипед или найти любимый фильм через интернет. Ну а для работников офисов и фирм это дало массу возможностей оптимизировать свою деятельность. В частности, это касается такого трудоемкого и требующего значительных временных затрат процесса, как предоставление отчета в налоговую.
Первый шаг на пути к прогрессу – это правильный выбор программы для сдачи отчетности. Программы эти достаточно понятны, а работа с ними напоминает работу с электронной почтой. В принципе, основное отличие заключается лишь в том, что отчетность перед отправкой надо подписать посредством цифровой подписи (ЭЦП).
Критерии выбора
При выборе программы следует учесть несколько особенностей, которые будут иметь немаловажное значение в дальнейшем пользовании ею:
- для каких органов актуальна сдача отчетности;
- насколько удобна установка программы;
- каков уровень техподдержки;
- насколько часто происходит обновление;
- предлагаются ли необходимые дополнительные услуги, и какова их стоимость;
- удобен ли интерфейс программы.
Выбор однозначно не должен быть скоропалительным, ведь от него зависит вся дальнейшая работа над отчетностью.
Преимущества использования программ
Любая программа для предоставления отчетности обладает целым списком преимуществ. В этот список входят:
Экономия времени. Это достоинство напрямую связано с исключением временных затрат на поездку в налоговую службу и очереди на месте.
Выбор удобного времени. В отличие от привычного способа сдачи документации в налоговую, ограниченного рабочими часами службы, отчетность в электронном виде можно предоставить в любое время до 24 часов.
Дополнительные функции. Любая подобная программа имеет вспомогательные функции, благодаря которым становится значительно легче работать с отчетами. В частности, в программах имеется проверка документа на наличие арифметических ошибок, календарь с напоминанием времени предоставления каких-либо отчетов.
Обновления. Программа постоянно предлагает обновления, которые предоставляет ресурс. Если следить за этим, программа всегда будет соответствовать последним требованиям к особенностям заполнения. Благодаря этому снижается риск, что отчет не будет принят из-за его оформления в устаревшей форме.
Оперативность. Информация о том, что отчет не был принят, поступает к пользователю в кратчайшие сроки. Что дает возможность исправить недочеты и пересдать документы в срок.
Автоматическое формирование архива. Программы автоматически сохраняют копии электронных квитанций. Таким образом, из всех документов, связанных с отчетностью, создается архив с возможностью обращаться к нему в любой момент.
Возможность создания других документов. Как правило, такие программы предоставляют пользователю возможность создания в ней и других документов, что подготавливает почву для постепенного перевода ведения документации в электронный формат.
Сдача отчетности в электронном виде дает неоспоримые преимущества, поскольку снижает риск появления ошибок в документах, обеспечивает надежную защиту информации, содержащейся в них, и способствует соблюдению сроков отчетности. Для любой организации, связанной с коммерческой деятельностью, независимо от ее масштабов, будь то предлагающий товары из Китая интернет-магазин, архитектурная студия или дилерская компания электронная отчетность станет серьезной помощью в предоставлении налоговым службам необходимой документации.